In queste ultime settimane gli amministratori di società e i loro consulenti stanno predisponendo i bilanci d’esercizio al 31/12/2018, che dovranno essere approvati e depositati entro 30 giorni presso il registro delle imprese, rispettando le indicazioni tecniche costantemente aggiornate per tener conto dell’evoluzione normativa.
Il procedimento che conduce all’approvazione del bilancio di esercizio è disciplinato rigorosamente dal codice civile che, nella parte relativa al diritto contabile, è stato oggetto di riforma da parte del nel D.Lgs. n. 139/2015. Secondo la riforma del diritto contabile le società potranno scegliere tre diverse tipologie di bilancio a seconda dei parametri dimensionali di riferimento:
- il bilancio ordinario;
- il bilancio abbreviato;
- il bilancio “semplificato” per le micro-imprese.
Il termine ordinario per l’approvazione del bilancio è fissato in 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Ne deriva, con riferimento al bilancio d’esercizio al 31 dicembre 2018, che la convocazione dell’assemblea deve essere fissata, in prima convocazione, al più tardi, entro il 30 aprile 2019.
Il procedimento di approvazione del bilancio d’esercizio prevede i seguenti passaggi:
- Gli amministratori redigono il progetto di bilancio unitamente alla relazione sulla gestione.
- Il progetto di bilancio viene trasmesso, laddove presente, al collegio sindacalee/o al soggetto incaricato della revisione legale almeno 30 giorni prima di quello fissato per l’assemblea.
- Il bilancio con le relazioni degli amministratori, dei sindaci e/o del soggetto incaricato alla revisione legale sono depositati presso la sede sociale, unitamente alle copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate e al prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate almeno 15 giorni prima di quello fissato per l’assemblea.
- L’assemblea ordinaria dei soci che si riunisce entro il 30 aprile approva il bilancio.
- Entro 20 giorni dall’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea è necessario, in caso di distribuzione utili, procedere con la registrazione del verbale di assemblea.
- Il bilancio d’esercizio, le relazioni, il verbale di approvazione dell’assemblea, l’elenco dei soci (nelle società per azioni non quotate) sono depositati, entro 30 dall’approvazione, presso il competente ufficio del registro delle imprese.
I termini per le formalità appena descritte sono i seguenti e variano a seconda della presenza o meno del collegio sindacale e/o dell’organo di revisione.
Nell’avviso di convocazione dell’assemblea può essere già fissato il giorno per la seconda convocazione, che non può aver luogo nello stesso giorno fissato per la prima e che deve essere fissato entro 30 giorni dalla data della prima convocazione. Il termine ultimo per l’approvazione del bilancio in seconda convocazione è il 30 maggio 2019.
È possibile prevedere nello statuto un termine maggiore, in ogni caso non superiore ai 180 giorni, per la l’assemblea in prima convocazione (29 giugno 2019) o in seconda (29 luglio 2019), che approva il bilancio:
- se la società è tenuta alla redazione del bilancio consolidato;
- se lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società (per esempio: ampliamento dell’organizzazione territoriale della società a cui non corrisponda ancora un adeguamento della struttura amministrativa; esistenza di un’organizzazione produttiva e contabile decentrata in più sedi periferiche, ciascuna con contabilità autonoma e separata; dimissioni amministratori in prossimità dell’avvio dell’iter di formazione del bilancio; variazione del sistema informatico).
Le particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto devono essere segnalate, a cura degli amministratori, nella relazione sulla gestione o, in caso di esonero, nella nota integrativa.
Vale la pena ricordare che le società hanno l’obbligo di indicare in nota integrativa il ricevimento di sovvenzioni, contributi, incarichi retribuiti e vantaggi economici di qualunque genere dalle amministrazioni pubbliche e dai soggetti equiparati, qualora sia superiore a 10.000 euro (L. n. 124/2017, art. 1, commi 125 -129). Data la novità della norma e la sua non facile applicazione, il CNDCEC, il 21 febbraio scorso, con una nota ha comunicato che questo nuovo obbligo potrà consentire di allungare i tempi per l’approvazione del bilancio da 120 a 180 giorni.
Anche la normativa contenuta nell’ultima legge di bilancio in materia di rivalutazione dei beni di impresa (Art. 1, commi 940-950, L. n. 205/2018) consentirà di allungare i termini di approvazione del bilancio di esercizio. In nota integrativa dovrà dar conto di tale operazione per quanto concerne l’impatto della rivalutazione sui beni e gli effetti sul patrimonio netto.