Il 22 maggio 2019 il CNDCEC ha emanato le “Linee Guida” a supporto operativo delle “Regole Tecniche” diffuse a gennaio 2019. Tra l’altro, esse contengono un allegato relativo al contenuto del “Fascicolo del Cliente”. Chiariamo quali sono le regole per la compilazione del fascicolo e quali sono i contenuti obbligatori.
Si ricorda che mentre le Regole Tecniche sono vincolanti per i Commercialisti e gli Esperti contabili iscritti nell’Albo, le Linee Guida, invece, hanno valenza meramente esemplificativa degli adempimenti da porre in essere negli studi in tema di prevenzione e contrasto dei fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.
In particolare, l’allegato denominato AV.2 contiene una check-list che agevola il Professionista nella formazione del fascicolo del Cliente.
Il fascicolo può essere tenuto sia in forma cartacea che informatica oppure mista.
Per le prestazioni di rischio inerente classificate di tipo “non significativo” la regola tecnica n.02 prevede generalmente l’acquisizione di pochi documenti da conservare nel fascicolo, quali per esempio il documento di identità del cliente e il mandato professionale-nomina dell’Autorità giudiziaria- verbale assembleare dei soci.
Pertanto la check-list delle Linee guida viene suggerita per le prestazioni professionali il cui rischio inerente è considerato di grado “poco” oppure “abbastanza” oppure “molto significativo”.
Sinteticamente, il fascicolo deve contenere:
- la fotocopia di un valido documento di identità del Cliente e dell’eventuale Esecutore;
- visura del Registro imprese o certificato equivalente per società di diritto estero;
- atti costitutivi e delibere pe i soggetti non tenuti all’iscrizione al Registro Imprese;
- attestazione codice fiscale ed eventuale partita IVA;
- lettera di incarico/mandato professionale;
- scheda di adeguata verifica della clientela;
- dichiarazione del Cliente art. 22 contenente anche l’individuazione del/i Titolare/i effettivo/i e scopo e natura della richiesta prestazione professionale, qualifica di PEP;
- scheda modello AV.1 di determinazione del rischio effettivo;
- eventuale attestazione di esecuzione degli obblighi di adeguata verifica della clientela da parte di altro professionista;
- eventuale documentazione per l’esecuzione dell’adeguata verifica della clientela in modalità semplificata;
- documentazione in merito ad eventuali condanne e procedimenti penali in corso a carico del Cliente / Titolare effettivo;
- documentazione ricerche su internet/banche dati del Cliente/eventuale Esecutore/Titolare effettivo ai fini antiriciclaggio e contrasto del finanziamento al terrorismo;
- documentazione circa la coerenza delle disponibilità del Cliente con il suo profilo economico/patrimoniale, se il Professionista ritiene di dovere approfondire questo aspetto;
- visura camerale per la verifica delle cariche sociali/assoggettamento a procedure concorsuali del legale rappresentante e degli eventuali titolari effettivi;
- documentazione comprovante l’esame della posizione giuridica del Cliente anche per l’espletamento dei compiti di difesa/eventualità di intentare o evitare un procedimento giudiziario;
- documentazione relativa a modifiche anagrafiche o per il controllo costante nel tempo;
- eventuale altra documentazione relativa all’operazione/prestazione professionale;
- eventuale documentazione/dichiarazione relativa all’astensione (art. 42 D.Lgs. n. 231-2007);
- eventuale documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale (verbale consegna documentazione, revoca-rinuncia all’incarico, cessazione partita IVA, cancellazione Registro imprese, ecc.);
- ogni altro documento sia ritenuto utile conservare.
Per gli studi associati e le società tra professionisti potranno essere stabilite procedure interne e modalità organizzative che prevedano la funzione accentrata di conservazione della documentazione (paragrafo 3.3 delle regole tecniche).
Si ricorda che la tempestiva acquisizione (al massimo entro 30 giorni dalla data d’inizio/variazione/fine dell’incarico) dei documenti per il fascicolo cartaceo è comprovata dalla data e firma del professionista o di un suo delegato, apposta sui documenti.